Тайм менеджмент, что это такое и почему он вам не нужен

Содержание

Тайм менеджмент вас не спасёт. Я хочу всё успевать. Почему в сутках всего 24 часа? Когда у нас цейтнот, мы не спим — работаем по 20 часов — как же хочется найти тот волшебный метод, который поможет всё организовать. Говорят, что спасение в правильном управлении временем.

Тайм менеджмент в дословном переводе с английского означает «управление временем». И в этой фразе заключены его основная идея и цель. Тайм менеджмент — это организация человеческой деятельности наиболее эффективным способом, с учётом индивидуальных целей, потребностей и общих человеческих особенностей.

На ADNE.iNFO мы расскажем вам о сути некоторых подходов к ТМ. Причём вы сразу сможете применить их на себя. Это очень просто. И не надо читать десятки книг, которые попросту пересказывают некоторые из приведённых ниже решений.

Методика тайм менеджмента применима практически везде и подойдёт как при индивидуальном планировании выполнения должностных обязанностей отдельного работника, предпринимателя или простого человека, стремящегося оптимизировать свою деятельность, так и при организации работы крупной компании.

Основы тайм менеджмента были заложены сотни лет назад, но отдельным направлением в образовании, психологии и бизнесе он стал лишь в начале 21 века.

Основным утверждением в тайм менеджменте является то, что большинство людей используют лишь малую часть своих потенциальных возможностей.

Вы можете делать больше. Вы можете работать лучше. В конце концов, вы можете зарабатывать больше.

К примеру, согласно принципу Парето, только 20% от всех действий, совершаемых людьми, дают 80% результата, а остальные 80% — малоэффективные занятия.

Огромное количество сил, которые могли быть направлены на достижение целей или планов, тратятся человеком на бесполезные и ненужные занятия, не приближающие к желаемым целям, как личным, так и рабочим.
Тайм менеджмент, что это такое и почему он вам не нужен

Существует множество сфер и способов применения тайм менеджмента, но отдельно стоит разобрать его использование в отношении, с одной стороны, саморазвития с достижением личных результатов и, с другой — применением данной методики в рамках управления рабочим коллективом или организацией.

В чём суть тайм менеджмента?

В тайм менеджменте существует большое количество приёмов, но основную часть составляют осознанный и рациональный анализ времени, затраченного на различные занятия, выделение приоритетных целей и изменение графика в целях максимизации результата по наиважнейшим направлениям.

Эффективное управление своим временем повышает трудоспособность, ускоряет обучение и позволяет добиваться поставленных результатов в гораздо более короткие сроки.

При использовании тайм менеджмента в целях саморазвития и рационального использования собственного времени, в первую очередь, производится анализ долгосрочных целей и задач, которых необходимо достичь.

Следующий этап — разбивание долгосрочных целей на менее масштабные, краткосрочные.

И, безусловно, планирование рабочего дня в соответствии с личными возможностями и особенностями, с учётом перерывов на отдых, установленных в таком порядке и размере, который позволяет максимизировать результаты каждого рабочего дня.

Это не только про работу!

Несмотря на ошибочное мнение о том, что большее количество рабочего времени даёт больший результат, при эффективном тайм менеджменте выводится оптимальное соотношение труда и отдыха. К примеру, как показали многочисленные исследования, проводимые специалистами из Новой Зеландии, сокращение рабочей недели с 5 до 4 дней повышает производительность труда, делая подход работников более креативным и ответственным.

В рамках же управления персоналом или коллективом отдельного предприятия, тайм менеджмент подразумевает оптимизацию рабочего процесса для рядовых сотрудников и управляющего персонала, в целях выведения компании на требуемый уровень эффективности и производительности.
Тайм менеджмент, что это такое и почему он вам не нужен

Метода матрицы Эйзенхауэра — 4 секции

В тайм менеджменте существует множество методик, помогающих наиболее эффективно распределить время. Одна из них — Матрица Эйзенхауэра.

Она создана с целью выделения приоритетных и наиболее важных задач, являющихся первоочередными, требующих неотложного решения.

Для составления матрицы Эйзенхауэра необходимо начертить таблицу с двумя столбцами и двумя строками. Один столбец — срочные дела, другой — несрочные. Названия строчек — «важные» и «неважные».

  • В «важные» заносятся те задачи, от которых зависит дальнейшая успешность в достижении долгосрочных целей, или, если речь идёт о составлении плана на день для личного графика, ещё и мероприятия или дела, обладающие большой ценностью по личным соображениям.
  • В «неважные» же заносятся все остальные — не требующие обязательного выполнения и не влекущие за собой никаких значительных последствий.

И, наконец, каждая из задач заносится в столбец «срочные» или «несрочные», в зависимости от сроков её выполнения. В первую очередь стоит выполнять те задачи, которые попали в ячейку «важные» и «срочные», а в последнюю — «неважные» и «несрочные».

Метода матрицы Эйзенхауэра является одним из наиболее простых и эффективных при определении приоритетных задач в тайм менеджменте.

Пирамида Франклина — ранжируем цели

Следующий инструмент для эффективного использования времени — Пирамида Франклина. Она представляет из себя многоуровневую схему, по форме напоминающую пирамиду.

В её основании — те жизненные принципы и цели, которых хочет добиться человек за всё своё существование.

Вторая ступень пирамиды, расположенная выше, это глобальные цели, то есть, те конкретные вершины, которых необходимо добиться в жизни, не нарушая принципов, изложенных на нижней ступени.

Следующая — те шаги, которые необходимо предпринять для достижения глобальной цели. Здесь необходимо расписать этапы получения результата, разбив его на несколько меньших частей.

И, наконец, три верхние ступени, это план на 1-5 лет, неделю — месяц и на каждый день.

Верхняя ступень должна обновляться ежедневно, в зависимости от прогресса в выполнении дневных задач. Пирамида Франклина помогает конкретизировать действия, необходимые для достижения глобальных жизненных целей, которые изначально кажутся масштабными и недостижимыми.
Тайм менеджмент, что это такое и почему он вам не нужен

Метод помидора — 25 и 5

И третий из наиболее часто используемых и важных приёмов в тайм менеджменте — метод помидора.

Достаточно забавное название было придумано в 20 веке Франческо Чирилло, итальянским студентом, который засёк время, которое он может беспрерывно и не отвлекаясь на посторонние размышления, работать с книгой. Результат составил 25 минут.

После чего, чтение было разбито на интервалы по 25 и 5 минут — в сумме, на каждые полчаса приходилось 25 минут работы и 5 минут других, менее важных и энергозатратных дел или отдыха. Такое чередование работы и расслабления позволяет повысить концентрацию на основном занятии и увеличить продуктивность в несколько раз.

Почему ТМ так популярен?

В 21 веке тайм менеджмент распространяется всё быстрее, в первую очередь, в развитых странах, где остро стоит вопрос повышения производительности труда. Хотя, казалось бы, ведь проблемы с низкой производительность характерны больше развивающимся странам. Например, нашей.

ТМ является одним из наиболее перспективных направлений в управлении бизнесом.

И, безусловно, в нарастающем темпе жизни, тайм менеджмент в отношении личных домашних или рабочих дел становится всё более актуальным.

Использование методик тайм менеджмента является одним из наиболее эффективных способов оптимизации затрат, как энергии, так и финансов, помогающим выводить производительность труда на принципиально новый уровень. Именно поэтому в современной экономике происходит его стремительная популяризация.

А что на практике, получается?

Метод пирамиды помогает остановиться, подумать и скорректировать действия с учётом целей. SMART и Пирамида — незаменимы при работе с целями.

Да, это помогает. Как и банальное планирование завтрашнего дня. Но не надо полагать, что ТМ решит ваши проблемы.

Берите методы, внедряйте в свою жизнь. Здесь главное — последовательность. если планировать завтрашний день — то регулярно, иначе — толка не будет.

Тайм менеджмент вам не нужен если вы не готовы тратить на него время, не нужен, если вы не готовы с определённой периодичностью проверять пирамиду, строить планы, чертить таблицы. Наконец, он не нужен вам, если вы довольны тем, как течёт ваша жизнь.

5 законов тайм-менеджмента, которые реально работают

1. Главное начать. Закон времени 

Самое сложное — это начать выполнять поставленную задачу. Обычно человек очень долго размышляет как именно будет происходить процесс работы, и мечтает о своих наградах за хороший результат. В сознании задача кажется легче, чем она есть из-за того, что человек решил её ментально, но ещё не трудился. Таким образом задача откладывается на потом, как легкая и не энерго затратная. Откладывая действия до дедлайна задачи приводит к срочным действиям и нереально сложной работе, к которой человек не готов. Чем раньше вы начнёте действовать, тем лучше вы выполните работу, не раньше, а качественней.

2. Правило 5 минут 

Если у Вас есть дело, которое займёт всего 5 минут, например, позвонить сотруднику, то по принципу первого закона времени, оно автоматически откладывается на потом. В связи с тем, что ежедневно появляется много задач, они будут накапливаться, принося хаос. Правило 5 минут: через силу, между делами и через “не хочу” выполнить это действие, Вы не потеряете много времени, но освободите себя от накопления множества дел, сделать и забыть.

3. Процесс не важен, важен результат 

Очень важно доводить дело до конца. Ваши недоделанные дела, будут мешать начинанию следующих, гораздо правильнее потратить в два раза больше времени, но закончить полностью и качественно, чем потом в спешке доделывать с ошибками и без времени на обдумывание.

4. Не отвлекаться 

Перед работой над любой задачей нужно сконцентрировать, если Вы хотите качественный результат и не напряжённый процесс работы. В интернет очень много материала о том, как сконцентрироваться на процессе. Пятнадцатиминутные практики не займут много времени, и уменьшат риск не продуктивности, так как стоит один раз отвлечься и потом с неохотой заканчивать дело.

5. Чек лист

Очень полезная вещь, с которой нужно дружить. Составьте список дел на неделю, и галочками отмечайте те, которые уже выполнили, каждый день дописывая новое дело. Это поможет наглядно оценить Вашу занятость, а также сделает рутинные будни интересным квестом. Для улучшенной мотивации придумайте себе наказание, например, одно невыполненное дело — 10 отжиманий от пола, или достаёте из кармана 500 руб. и кладёте в копилку, тем самым откладывая деньги на будущее, но в то же время теряя их в настоящем.

Автор поста:
Специалист по интернет маркетингу и инвестициям.
Оставить комментарий


Adblock
detector