Методики Тайм-Менеджмента, технология как бороться с прокрастинацией

Мы расскажем про методики Тайм-Менеджмента, которые можно успешно применять на практике.

Почему в сутках всего 24 часа? Когда у нас цейтнот, мы не спим — работаем по 20 часов — как же хочется найти тот волшебный метод, который поможет всё организовать.

Говорят, что спасение в правильном управлении временем.

Тайм менеджмент в дословном переводе с английского означает «управление временем». И в этой фразе заключены его основная идея и цель. Тайм менеджмент — это организация человеческой деятельности наиболее эффективным способом, с учётом индивидуальных целей, потребностей и общих человеческих особенностей.

На ADNE.iNFO мы расскажем вам о сути некоторых подходов к ТМ. Причём вы сразу сможете применить их на себя. Это очень просто. И не надо читать десятки книг, которые попросту пересказывают некоторые из приведённых ниже решений.

Методика тайм менеджмента применима практически везде и подойдёт как при индивидуальном планировании выполнения должностных обязанностей отдельного работника, предпринимателя или простого человека, стремящегося оптимизировать свою деятельность, так и при организации работы крупной компании.

Основы тайм менеджмента были заложены сотни лет назад, но отдельным направлением в образовании, психологии и бизнесе он стал лишь в начале 21 века.

Основным утверждением в тайм менеджменте является то, что большинство людей используют лишь малую часть своих потенциальных возможностей.

Вы можете делать больше. Вы можете работать лучше. В конце концов, вы можете зарабатывать больше.

К примеру, согласно принципу Парето, только 20% от всех действий, совершаемых людьми, дают 80% результата, а остальные 80% — малоэффективные занятия.

Огромное количество сил, которые могли быть направлены на достижение целей или планов, тратятся человеком на бесполезные и ненужные занятия, не приближающие к желаемым целям, как личным, так и рабочим.

Существует множество сфер и способов применения тайм менеджмента, но отдельно стоит разобрать его использование в отношении, с одной стороны, саморазвития с достижением личных результатов и, с другой — применением данной методики в рамках управления рабочим коллективом или организацией.

В чём суть тайм менеджмента?

В тайм менеджменте существует большое количество приёмов, но основную часть составляют осознанный и рациональный анализ времени, затраченного на различные занятия, выделение приоритетных целей и изменение графика в целях максимизации результата по наиважнейшим направлениям.

Эффективное управление своим временем повышает трудоспособность, ускоряет обучение и позволяет добиваться поставленных результатов в гораздо более короткие сроки.

При использовании тайм менеджмента в целях саморазвития и рационального использования собственного времени, в первую очередь, производится анализ долгосрочных целей и задач, которых необходимо достичь.

Следующий этап — разбивание долгосрочных целей на менее масштабные, краткосрочные.

И, безусловно, планирование рабочего дня в соответствии с личными возможностями и особенностями, с учётом перерывов на отдых, установленных в таком порядке и размере, который позволяет максимизировать результаты каждого рабочего дня.

Это не только про работу!

Несмотря на ошибочное мнение о том, что большее количество рабочего времени даёт больший результат, при эффективном тайм менеджменте выводится оптимальное соотношение труда и отдыха. К примеру, как показали многочисленные исследования, проводимые специалистами из Новой Зеландии, сокращение рабочей недели с 5 до 4 дней повышает производительность труда, делая подход работников более креативным и ответственным.

В рамках же управления персоналом или коллективом отдельного предприятия, тайм менеджмент подразумевает оптимизацию рабочего процесса для рядовых сотрудников и управляющего персонала, в целях выведения компании на требуемый уровень эффективности и производительности.

Метода матрицы Эйзенхауэра — 4 секции

В тайм менеджменте существует множество методик, помогающих наиболее эффективно распределить время. Одна из них — Матрица Эйзенхауэра.

Она создана с целью выделения приоритетных и наиболее важных задач, являющихся первоочередными, требующих неотложного решения.

Для составления матрицы Эйзенхауэра необходимо начертить таблицу с двумя столбцами и двумя строками. Один столбец — срочные дела, другой — несрочные. Названия строчек — «важные» и «неважные».

• В «важные» заносятся те задачи, от которых зависит дальнейшая успешность в достижении долгосрочных целей, или, если речь идёт о составлении плана на день для личного графика, ещё и мероприятия или дела, обладающие большой ценностью по личным соображениям.
• В «неважные» же заносятся все остальные — не требующие обязательного выполнения и не влекущие за собой никаких значительных последствий.

И, наконец, каждая из задач заносится в столбец «срочные» или «несрочные», в зависимости от сроков её выполнения. В первую очередь стоит выполнять те задачи, которые попали в ячейку «важные» и «срочные», а в последнюю — «неважные» и «несрочные».

Метода матрицы Эйзенхауэра является одним из наиболее простых и эффективных при определении приоритетных задач в тайм менеджменте.

Пирамида Франклина — ранжируем цели

Следующий инструмент для эффективного использования времени — Пирамида Франклина. Она представляет из себя многоуровневую схему, по форме напоминающую пирамиду.

В её основании — те жизненные принципы и цели, которых хочет добиться человек за всё своё существование.

Вторая ступень пирамиды, расположенная выше, это глобальные цели, то есть, те конкретные вершины, которых необходимо добиться в жизни, не нарушая принципов, изложенных на нижней ступени.

Следующая — те шаги, которые необходимо предпринять для достижения глобальной цели. Здесь необходимо расписать этапы получения результата, разбив его на несколько меньших частей.

И, наконец, три верхние ступени, это план на 1-5 лет, неделю — месяц и на каждый день.

Верхняя ступень должна обновляться ежедневно, в зависимости от прогресса в выполнении дневных задач. Пирамида Франклина помогает конкретизировать действия, необходимые для достижения глобальных жизненных целей, которые изначально кажутся масштабными и недостижимыми.

Метод помидора — 25 и 5

И третий из наиболее часто используемых и важных приёмов в тайм менеджменте — метод помидора.

Достаточно забавное название было придумано в 20 веке Франческо Чирилло, итальянским студентом, который засёк время, которое он может беспрерывно и не отвлекаясь на посторонние размышления, работать с книгой. Результат составил 25 минут.

После чего, чтение было разбито на интервалы по 25 и 5 минут — в сумме, на каждые полчаса приходилось 25 минут работы и 5 минут других, менее важных и энергозатратных дел или отдыха. Такое чередование работы и расслабления позволяет повысить концентрацию на основном занятии и увеличить продуктивность в несколько раз.

Метод Карточек

Берём три небольших листа бумаги. В идеале разноцветных.

Первая карточка — стратегическая. В ней будут ваши долгосрочные ключевые цели, для достижения которых необходимо приложить все возможные усилия.

Во второй — дела, цели и планы на месяц вперед.

Третья карточка планы на следующий день. И меняться она, конечно, будет чаще всех.

Всегда перед глазами: что делать сечас, что делаем в этом месяце и ради чего мы это делаем, куда движемся.

Почему ТМ так популярен?

В 21 веке тайм менеджмент распространяется всё быстрее, в первую очередь, в развитых странах, где остро стоит вопрос повышения производительности труда. Хотя, казалось бы, ведь проблемы с низкой производительность характерны больше развивающимся странам. Например, нашей.

ТМ является одним из наиболее перспективных направлений в управлении бизнесом.

И, безусловно, в нарастающем темпе жизни, тайм менеджмент в отношении личных домашних или рабочих дел становится всё более актуальным.

Использование методик тайм менеджмента является одним из наиболее эффективных способов оптимизации затрат, как энергии, так и финансов, помогающим выводить производительность труда на принципиально новый уровень. Именно поэтому в современной экономике происходит его стремительная популяризация.

А что на практике, получается?

Метод пирамиды помогает остановиться, подумать и скорректировать действия с учётом целей. SMART и Пирамида — незаменимы при работе с целями.

Да, это помогает. Как и банальное планирование завтрашнего дня. Но не надо полагать, что ТМ решит ваши проблемы.

Берите методы, внедряйте в свою жизнь. Здесь главное — последовательность. если планировать завтрашний день — то регулярно, иначе — толка не будет.

Тайм менеджмент вам не нужен если вы не готовы тратить на него время, не нужен, если вы не готовы с определённой периодичностью проверять пирамиду, строить планы, чертить таблицы. Наконец, он не нужен вам, если вы довольны тем, как течёт ваша жизнь.

5 законов тайм-менеджмента, которые реально работают

1. Главное начать. Закон времени 

Самое сложное — это начать выполнять поставленную задачу. Обычно человек очень долго размышляет как именно будет происходить процесс работы, и мечтает о своих наградах за хороший результат. В сознании задача кажется легче, чем она есть из-за того, что человек решил её ментально, но ещё не трудился. Таким образом задача откладывается на потом, как легкая и не энерго затратная. Откладывая действия до дедлайна задачи приводит к срочным действиям и нереально сложной работе, к которой человек не готов. Чем раньше вы начнёте действовать, тем лучше вы выполните работу, не раньше, а качественней.

2. Правило 5 минут 

Если у Вас есть дело, которое займёт всего 5 минут, например, позвонить сотруднику, то по принципу первого закона времени, оно автоматически откладывается на потом. В связи с тем, что ежедневно появляется много задач, они будут накапливаться, принося хаос. Правило 5 минут: через силу, между делами и через “не хочу” выполнить это действие, Вы не потеряете много времени, но освободите себя от накопления множества дел, сделать и забыть.

3. Процесс не важен, важен результат 

Очень важно доводить дело до конца. Ваши недоделанные дела, будут мешать начинанию следующих, гораздо правильнее потратить в два раза больше времени, но закончить полностью и качественно, чем потом в спешке доделывать с ошибками и без времени на обдумывание.

4. Не отвлекаться 

Перед работой над любой задачей нужно сконцентрировать, если Вы хотите качественный результат и не напряжённый процесс работы. В интернет очень много материала о том, как сконцентрироваться на процессе. Пятнадцатиминутные практики не займут много времени, и уменьшат риск не продуктивности, так как стоит один раз отвлечься и потом с неохотой заканчивать дело.

5. Чек лист

Очень полезная вещь, с которой нужно дружить. Составьте список дел на неделю, и галочками отмечайте те, которые уже выполнили, каждый день дописывая новое дело. Это поможет наглядно оценить Вашу занятость, а также сделает рутинные будни интересным квестом. Для улучшенной мотивации придумайте себе наказание, например, одно невыполненное дело — 10 отжиманий от пола, или достаёте из кармана 500 руб. и кладёте в копилку, тем самым откладывая деньги на будущее, но в то же время теряя их в настоящем.

Планируем свой рабочий день

Эффективное планирование рабочего дня подразумевает выполнение 5 пунктов:

1. Стимул. Правильная презентация самому себе дальнейших перспектив никогда не помешает. Необходимо поставить две значимые задачи: когда и зачем? На первый вопрос отвечаем четко, а на второй – убедительно.
2. Распределение. Потехе час также стоит уделить при вычислении своей продуктивности в течение рабочего дня. Основной упор следует сделать на позицию от сложного к простому. Иначе все остальные правила не сработают.
3. График. Записная книжка станет помощником в этом деле. Рабочий день будет правильно скоординирован при почасовом расчете каждого действия. Ежеминутный трафик можно считать идеальным выходом из ситуации.
4. Приоритет. Не стоит тратить драгоценные минуты на вопросы второстепенной значимости. Достаточно поставить перед собой одну цель с дальнейшей ее реализацией.
5. Самоорганизация. Рабочий день спланировать легко при желании направить собственные действия в продуктивное русло. Силу воли воспитать реально в процессе осмысления будущих перспектив.

Эффективное планирование рабочего дня  включает в себя самодисциплину, ставку на нужные приоритеты и веру в успех скоординированных действий.

Тайм-менеджмент или самодисциплина — какие книги надо прочитать

Джедайские техники, Максим Дорофеев. Почему мы много знаем, но не все соблюдаем? Ответ дает автор, объясняя, как мы устроены и почему это происходит.

Организованный ум, Дэниэл Левитин. О вреде забывания ключей и рассеянного внимания расскажет автор-нейробиолог. Об организованности времени для противостояния информационной перегрузке и продуктивности действий;

Не делай это, Дональд Рос: Тайм-менеджмент для творческих людей. О важности принятия решений в творческой и повседневной жизни. Эта книга об ограниченности времени и бесконечности нереализованных идей;

Как привести дела в порядок — в школе и не только, Дэвид Ален. Автор бестселлера Как привести дела в порядок и методики GTD, Доведение дел до завершения, адаптирует содержание «взрослой» книги для подростков, рассказывая о методике управления временем и повышении личной эффективности понятым языком;

Самодисциплина 2.0, Владимир Якуба. Как не проспать свою жизнь, обзавестись полезными привычками и сэкономить на них время. О важности рационального распределения времени, борьбы с отговорками, о скорости реакции и плюсах слова «нет».

Что такое GTD в тайм-менеджменте

В 2000 году бизнес-консультант и эксперт по личной эффективности Дэвид Аллен обобщил свои идеи по управлению временем в книге «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». Издание стало наиболее популярным в мире практическим руководством по тайм-менеджменту.

Автор коротко сформулировал идею книги в аббревиатуре GTD — Getting Things Done, в адаптированном переводе – завершай дела, доделывай до конца. Аллен предлагает универсальный алгоритм работы с информацией, позволяющий упорядочить все задачи из разных сфер жизни по одному принципу. Этот алгоритм состоит из пяти этапов.

1. Сбор

Абсолютно вся входящая информация (задания, телефоны, даты встреч, идеи и прочее) должна быть записана. Это позволяет разгрузить мозг, как оперативную память компьютера. Для записи нужна «корзина» — блокнот, диктофон, электронное приложение и тому подобное.

2. Обработка

Вся информация из корзины должна быть обработана как минимум раз в неделю. На этом этапе следует решить, что делать с теми или иными входящими данными: сохранить на будущее, рассортировать по спискам, делегировать кому-то задачи или выполнить их немедленно. Сиюминутному выполнению подлежат все задачи, с которыми можно справиться быстрее, чем за 2 минуты.

3. Организация

Данные, которые решено сохранить, распределяются по спискам. Система списков адаптируется под конкретного человека, но она должна охватывать все сферы, от работы до творчества, идей, быта, личной жизни.

4. Обзор

Чтобы списки были эффективны, им нужна ежедневная ревизия. Выполненные задачи вычеркиваются, невыполненные переносятся или удаляются при неактуальности.

5. Действия

Этап действий – логическое завершение всей работы над задачами. Учитывая, что на обдумывание дел потрачено достаточно времени на предыдущих этапах, физическая реализация задуманного проходит легко и быстро, освобождая место для новых планов, идей и мыслей.

Вариант эффективного распределения времени

Работайте по методу Помидора: 25 мин работы – 5 мин отдыха. Реально спасает от прокастинации.

Не допускайте профессионального выгорания. Лучше сделать выходной, потерять рабочий день. чем уйти в затяжную депрессию.

Рабочее пространство — только для работы. Для перерыва выходите в хол, в другой кабинет, комнату.

Отведите на почту и мессенджеры определённое время по расписанию. Например в 9, 12, 17, 20 часов. Это спасёт ваше время.

Как бороться с прокрастинацией — тайм менеджмент практика

Прокрастинация мучает всех людей, вне зависимости от возраста. В двух словах — это значит откладывать дела на потом. Для наглядности приведем примеры.

Шестиклассник Саша получает в понедельник домашнее задание на четверг, и благополучно откладывает его — ведь еще целых три дня! Так проходит один день: за компьютером, на улице с друзьями; где угодно — только не за уроком.

Отцу Саши на работе поручают важный отчет — срок сдачи которого датирован следующим месяцем. Так как остается много времени, Сашкин папа решает, что лучше отдохнуть, набраться сил, посмотреть сериал или съездить на природу. Отчет висит — а дни идут, и он все дальше отодвигает сроки, потому что нет особого желания что-то делать.

А бабушка Санька привыкла к ежемесячной пенсии. Вот только чтобы снова ее получать, нужно оформить много документов — побегать по больницам, потрудиться с заполнением бумаг и другие неприятные пункты. Но ей легче включить телевизор и посмотреть любимые передачи; приготовить всем десятую порцию еды; а еще лучше пойти пожаловаться на жизнь во двор к другим бабушкам.

В конечном счете Сашка получает двойку за невыполненное домашнее задание, его отец — выговор и лишение части зарплаты за проваленный отчет, а бабушка в свою очередь не получила пенсию.

Объединяет их одна проблема — прокрастинация. Это не то же самое, что «лень». Ленимся мы что-то делать в принципе, а в этой ситуации мы просто откладываем дела до бесконечности.

Множество психологов работает над проблемой прокрастинации, и вот какие советы рекомендуются:

• Работайте короткими промежутками по 30-40 минут. Человеческий мозг так устроен, что длительная работа сильно исчерпывает его умственные возможности.
• Убирайтесь за своим рабочим местом — на любой из предметов можно запросто отвлечься, а так у вас не будет даже повода.
• За все успехи награждайте себя — конфетой за каждый написанный лист отчета или бутылку колы в конце дня за весь процесс. Почитайт, что говорят психологи о профессиональном выгорании — многие идеи помогут и победить прокастинацию.
• Составляйте списки — так вы не потеряетесь в своих делах и намного легче будет работать продуктивнее.
• Подводите итоги за день — будет отчет об уже выполненных задачах, что позволит освободить место в голове для новых.
• Ставьте цели. Разделяйте задачи на более маленькие — так удобнее их выполнять.
• Мотивируйте себя работать — лучше вас это никто не сделает, а это — одно из самых важных условий для продуктивной работы.
• Ограничивайте себя от того, что вас отвлекает: мессенджеры, видео, сериалы и прочее. Ставьте программы для ограничения и работайте сосредоточенно.
• Вкладывайте в себя — читайте книги по саморазвитию — в них куда больше смысла, чем во всех «мотивирующих» роликах интернета.
• И самое главное — не опускайте руки — сильный не тот, кто никогда не падает, а тот, кто после падения всегда находит силы подняться.