Матрица Эйзенхауэра: важно не важно срочно не срочно или Способ правильно и эффективно организовать свои дела

Матрица Эйзенхауэра – один из методов тайм-менеджмента, направленных на оптимизацию выполнения задач.

Это простая сортировка дел и задач, которая помогает организовать работу, жизнь так чтобы в первую очередь делать самое важное и достигать целей. Отлично работает вкупе со СМАРТ техникой постановки целей. Рекомендую попрактиковать два этих методов на короткой дистанции в 2-3 месяца, результаты вас впечатлят.

Итак, все запланированные дела распределяются на четыре группы, по приоритету выполнения.

Начать необходимо с главного – научиться расставлять приоритеты, различать степень важности и срочности планируемых дел. Матрица делится на четыре сектора посредством осей важности и срочности. Каждое поле заполняется процессами, что поможет распределить «по полочкам» все дела и обязанности. Рассмотрим матрицу.

Распределение приоритетов

Только практика научит выставлять приоритеты. Придумайте список дел, запишите в столбик. В нем может быть бесконечное количество процессов, но придется выделить самые главные. К таким рядом приписывайте качества важно и/или срочно. Не спешите промаркировать так все пункты, ведь может возникнуть путаница.

Свойство «важно» припишем, если:

• процесс выполнения приведет к исполнению основной цели;
• невыполнение срывает ход предстоящих задач.

Свойство «срочно» припишем, если:

• задача ждать не может;
• невыполнение влечет за собой потерю актуальности.

Задачи, которые не подходят под критерий «важно» и/или «срочно», остаются в списке без подписей или с одной из них. Список задач упрощает заполнение матрицы. Изучим каждый сектор подробно.

Важные и срочные

В эту секцию определим:

• первоочередную задачу, которая не терпит отлагательств (например, поход к врачу);
• невыполненное дело срывает достижение намеченной цели;
• форс-мажорные обстоятельства.

Главная фишка матрицы Эйзенхауэра заключается в том, что в идеале этот квадрант остается пустым. При своевременном выполнении задач аврала не бывает. Организованный человек не оставляет всё на последний момент.

Невозможно предусмотреть и продумать все заранее. Делегирование обязанностей поможет справиться с задачами, которые не нуждаются в личном присутствии.

Важно, но не срочно

Распределяем сюда повседневные занятия:

• основная деятельность;
• повышение квалификации (курсы, тренинги);
• плановый отчет;
• спортивные тренировки;
• плановый поход к врачу, медосмотр.

Максимум внимания уделяем делам, вписанным в эту секцию. Это залог успеха и верный путь к выполнению своих целей. Нет срочности – нет паники. Высокая эффективность и продуктивность гарантирована. Не медлим и не откладываем дела на потом, ведь все шансы перенести их в первый квадрант.

Срочно, но не важно

Вписываем:

• задачи, которые напрямую НЕ связаны с целью;
• дела, которые не приводят к определенному результату;
• домашняя рутина;
• переговоры и встречи;
• внезапные домашние хлопоты.

Помните, не всё срочное важно, не надо путать список этого квадранта с «важно и срочно». Задачи этого сектора отвлекают и снижают эффективность выполнения важных дел.

Не срочно и не важно

Сюда попадают пожиратели времени, которые имеют место быть, но от них можно отказаться:

• просмотр телевизора/сериалов;
• пустые телефонные разговоры;
• социальные сети (разве что это не вид заработка);
• компьютерные игры;
• походы в клуб.

Отдых допускается, но он должен быть запланированным и качественным. В правильный отдых запишем: выезд на природу, активные спортивные игры, желательно, на свежем воздухе, чтение книг любимых авторов.

Часть дел из этой колонки можно делегировать.

Пример

Приведу пример, вот какие задачи у меня сейчас есть:

1. Написать 2 статьи для ADNE.iNFO — срочно, не важно.
2. Отредактировать 2 статьи, написанные автором — срочно, важно.
3. Придумать идеи для постов на следующую неделю — важно, не срочно.
4. Проверить соц. сети — ответить на вопросы — не важно, срочно.
5. Ответить на письма читателей и партнёров, срочно, важно.
6. Продумать идеи для рассылки, не важно, не срочно.

Что я сделаю сам, сегодня: п2, п5. Если останется время, то п3.

Что я поручу: п1, п4. Да нам важны соц. сети, но активность там пока не высока и постоянные читатели — посещают прежде всего сайт и пишут на почту.

Что я пока не стану делать — п6.

Код таблицы для вашего сайта:

<table border="1" cellspacing="1" cellpadding="1">
<tbody>
<tr>
<td></td>
<td>Не срочно</td>
<td>Срочно</td>
</tr>
<tr>
<td>Важно</td>
<td></td>
<td></td>
</tr>
<tr>
<td></td>
<td></td>
<td></td>
</tr>
<tr>
<td></td>
<td></td>
<td></td>
</tr>
<tr>
<td></td>
<td></td>
<td></td>
</tr>
<tr>
<td></td>
<td></td>
<td></td>
</tr>
<tr>
<td>Не важно</td>
<td></td>
<td></td>
</tr>
<tr>
<td></td>
<td></td>
<td></td>
</tr>
<tr>
<td></td>
<td></td>
<td></td>
</tr>
<tr>
<td></td>
<td></td>
<td></td>
</tr>
<tr>
<td></td>
<td></td>
<td></td>
</tr>
</tbody>
</table>